Politique de Confidentialité relative aux données personnelles des candidats

Bienvenue chez RemplaFrance. Nous sommes impatients de travailler avec vous et de vous accompagner dans l’avancement de votre carrière. Comme vous l’imaginez sans doute, nous collectons et utilisons des informations vous concernant, afin de garantir la qualité de nos services.

RemplaFrance s’engage à protéger et à respecter votre vie privée. La présente Politique de confidentialité relative aux données personnelles des candidats décrit vos droits en matière de confidentialité, à l’égard de vos informations personnelles que nous traitons, ainsi que les dispositions que nous prenons pour protéger votre vie privée. Bien que cette Politique soit longue, nous vous invitons à la lire attentivement.

Quelques termes à préciser

Tout d’abord, il est important de clarifier la définition que nous donnons à certains termes utilisés dans cette Politique.

Même si cela peut sembler évident, vous serez désigné dans les présentes par « le Candidat » ou « vous ». 

Lorsque nous faisons référence à « nous » ou la « Société » cela signifie RemplaFrance ; notre siège est situé au 2, rue Henri Legay – 69100 Villeurbanne. La Société fait partie du groupe Adecco, le plus grand prestataire de services RH au monde. À travers ses différentes sociétés et branches d’activité, le groupe Adecco fournit des services RH (ressources humaines) incluant notamment les services suivants : dotation en personnel, services de la paie, recrutement et sélection, solutions de test, réorientation professionnelle, développement des talents, éducation et formation, reclassement externe et mobilité internationale (« nos Activités »).

Aux fins de la réalisation de nos Activités, la Société utilise différents systèmes informatiques. Dans certains cas, la Société met à disposition de ses candidats, un portail libre-service (« Portail »). Le Portail vous permet de rechercher et de répondre à des offres de missions en fonction de vos centres d’intérêt, de vos compétences et/ou de votre expérience, et des lieux de travail que vous avez spécifiés.

Pour finir, cette politique se rapporte aux informations des personnes, telles que vous et votre famille. Cela inclut des faits vous concernant, mais également des opinions à votre sujet et des opinions que vous exprimez (« je suis fan de football », par exemple). Il ne s’agit pas d’informations concernant la Société (bien qu’il arrive que ces deux éléments coïncident). Ces informations sont parfois appelées « informations personnelles » ou « renseignements nominatifs ». Dans la présente Politique, nous utilisons le terme « informations personnelles ».

Quelles sont les informations personnelles que la Société collecte et utilise ?

Les informations personnelles généralement collectées par la Société incluent sans s’y limiter :

• Vos nom, date et lieu de naissance, coordonnées et qualifications (études, formations et stages), documents attestant votre identité et votre droit de travailler, votre numéro de Sécurité Sociale, résultats des tests et évaluations éventuellement réalisés ainsi que toute autre information mentionnée dans votre CV ;
• Si vous vous connectez au Portail par le biais de votre compte LinkedIn ou tout autre compte de réseau social : vos données de profil ;
• Si vous nous contactez, nous enregistrerons et conserverons cette correspondance ;
• Des commentaires à votre sujet émanant de notre personnel ou de tiers ; lorsque vous publiez des commentaires concernant d’autres personnes. À ce titre, nous tenons à vous informer que des contrôles de référence peuvent être effectués auprès de vos anciens employeurs. La décision de réaliser ces contrôles découlera de la nature des postes à pourvoir et/ou d’exigences particulières des Clients. Ces contrôles sont réalisés dans le strict respect du cadre légal et sont limités aux seules informations présentant un lien direct avec l’emploi proposé ou les aptitudes professionnelles à évaluer ;
• Des commentaires à notre sujet et nos services à travers des enquêtes de satisfaction ;
• Nous recueillons également des informations liées à vos visites de notre site Internet/Portail et notamment (mais non exclusivement) votre adresse IP, navigateur, horodatage, emplacement, pays, les données relatives au trafic, les données de localisation, les weblogs et autres données de communication et ressources auxquelles vous accédez. La collecte de ces informations facilitera vos prochaines visites de notre site Internet/Portail. Nous vous proposerons par exemple des offres d’emploi gérées par les filiales locales du lieu depuis lequel vous nous avez contactés ;
• Nous collectons également des informations à des fins de marketing et d’analyse, y compris des informations sur la façon dont vous répondez aux e-mails, SMS, appels téléphoniques et autres opérations marketing. Nous vous aurions demandé votre consentement explicite avant de vous envoyer ces communications marketing par ces moyens ;
• Les photos et vidéos à un entretien vidéo ou de votre participation à des formations ou événements similaires (vous aurez la possibilité de demander lors de ces événements de ne pas être filmé ou photographié) ;
• Nous souhaitons également vous informer que le groupe Adecco réalisera toute évaluation nécessaire au processus de recrutement, pouvant exiger que les informations soient remises pour être traitées, et qui inclura les résultats d’évaluation dans les bases de données de recrutement.
• Vous êtes aussi informé que dans le cadre du processus de recrutement, l’entité de recrutement peut consulter les informations issues de votre profil public sur les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn, etc.), d’autres informations publiques et archives, dans l’unique but d’évaluer et de vérifier votre expérience et vos compétences professionnelles, et de savoir si votre profil correspond à la culture et aux valeurs du groupe Adecco.

Pourquoi utilisons-nous vos informations personnelles ?

La Société collecte et traite vos données personnelles :

1. Pour vous fournir les services que vous attendez, soit :

• Mesurer et évaluer vos compétences,
• Vous proposer des offres d’emploi ou de missions adaptées,
• Vous aider sur le plan de la formation ou faciliter le processus de candidature aux emplois,
• Rédiger et vous transmettre vos contrats conformément à nos obligations légales.

2. Avec votre accord, nous pourrons utiliser vos coordonnées pour vous contacter, à des fins de marketing direct, par e-mail, SMS, téléphone, courrier, push, réseaux sociaux, entre autres.

3. Pour développer et améliorer nos systèmes/processus. Cela concerne les nouveaux systèmes et processus informatiques. Vos informations seront ainsi utilisées afin de tester ces systèmes lorsque les données fictives ne permettront pas un fonctionnement du nouveau système identique aux conditions réelles.

4. Pour réaliser des études et des recherches statistiques et analytiques pour, par exemple, comparer l’efficacité de nos mises en relation de candidats entre différents secteurs d’activité et zones géographiques et identifier des facteurs qui peuvent influencer toute différence constatée.

5. Pour transférer des données à des tiers (voir plus bas).

6. Lorsque nécessaire, pour satisfaire toute obligation légale.

7. Nous procéderons également au traitement de vos informations pour :

• Promouvoir la sécurité et la protection des personnes, installations, systèmes et ressources ;
• Contrôler la conformité avec les politiques et procédures internes ;
• Administrer les systèmes de communications et autres utilisés par le groupe Adecco (y compris les bases de données de contact internes) ;
• Enquêter sur ou gérer les incidents et plaintes ;
• En ce qui concerne les photos ou vidéos de sessions de formation, faire le compte-rendu en interne du déroulement et du contenu des formations (par exemple lors de mises à jour internes) et proposer des sessions similaires en interne ou en externe, à des tiers. Dans ce cas, nous vous demanderons votre consentement explicite ;
• Participer à toute opération d’achat, de vente ou de coentreprise, potentielle ou réelle, de tout ou partie d’une activité ou d’une société, à laquelle tout membre du groupe Adecco souhaiterait prendre part.

8. Dans le cadre des mesures pour l’Égalité des Chances et en partenariat avec le ministère de la Ville nous mettons en œuvre différentes actions destinées à favoriser l’insertion professionnelle des publics les plus éloignés de l’emploi. À cet effet, un rapprochement pourra être effectué entre votre adresse et son appartenance géographique à des zones de la politique de la ville.

Quelle base légale pour nos traitements ?

La loi exige que le traitement de vos informations personnelles repose sur un fondement juridiquement établi. Les bases légales peuvent être :

1. Exécution d’un contrat ou exécution de mesures précontractuelles

Lorsque vous travaillez déjà pour ou que vous êtes sur le point d’être engagé par l’intermédiaire du groupe Adecco, le traitement que nous faisons des informations personnelles pour l’ensemble de ces finalités est basé sur des motifs tels que l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles (finalités 1, 6 et 7 ci-dessus). Ces services regroupent : la proposition d’emplois ou de missions susceptibles de correspondre à vos attentes ou l’aide et l’assistance grâce à une formation et toutes les étapes de recrutement et de placement.

2. Nécessité du traitement à des fins de conformité aux obligations légales et réglementaires

Parfois, le traitement est nécessaire pour être en conformité avec les obligations légales ou réglementaires (finalité 6). Les autorités publiques, telles que les autorités fiscales, financières ou de protection des données, peuvent nous exiger des informations personnelles en nous fournissant une référence légale ou réglementaire qui autorise la divulgation d’informations vous concernant (exemple : la prévention ou l’identification d’un crime). Dans ces cas, nous sommes contraints par la loi de fournir aux autorités vos informations personnelles.

3. Notre intérêt légitime

Le traitement est nécessaire à la réalisation de l’intérêt légitime du groupe Adecco, dans le cadre de l’exercice de ses droits fondamentaux et de ceux de son personnel de mener une activité, d’une manière qui n’affecte pas indûment vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux (finalités 1, 3, 4, 5 et 7 ci-dessus). Dès lors, nous mettons en balance vos intérêts ou droits et libertés fondamentaux ainsi que nos intérêts légitimes au traitement. Lorsque nos intérêts dépassent les vôtres, le traitement, nécessaire à la réalisation de l’intérêt légitime du groupe Adecco, repose sur la base légale d’intérêt légitime.

Dans le cas d’un traitement basé sur d’autres fondements, nous nous engageons à traiter vos informations personnelles uniquement avec votre consentement, qui est un fondement du traitement complémentaire.

Avez-vous l’obligation de nous transmettre les informations personnelles que nous vous demandons ?

Vous n’êtes pas obligé de nous communiquer vos informations personnelles mais il nous sera presque impossible de travailler avec vous ou de vous fournir nos services si vous ne nous fournissez pas un minimum requis. Cela peut aussi limiter les Services que nous pouvons vous fournir si vous choisissez de limiter vos informations.

Vos informations font-elles l’objet d’un traitement automatisé, sans aucune intervention humaine ?

Non, mais la Société utilise des systèmes/processus semi automatisés (notamment le profilage) afin de vous fournir, ainsi qu’à nos clients, les services demandés. À titre d’exemple, lorsque nos clients recherchent des candidats pour un emploi, nous effectuons une recherche parmi nos listes de candidats en utilisant des critères qui prennent en compte vos disponibilités, vos compétences, vos conditions de rémunération, et dans certains cas, des commentaires de clients concernant vos expériences antérieures, afin de réaliser une sélection des candidats les mieux à même de répondre aux exigences des clients. Cela signifie que parfois, votre position dans la sélection effectuée pourra être plus élevée que celle d’autres candidats, dans la mesure où ces facteurs correspondent aux besoins des clients.

Néanmoins, aucune décision vous concernant ne saurait être prise sans intervention humaine.

Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ?

Vos données sont conservées au maximum 2 ans après la dernière modification de votre dossier. Celle-ci pouvant correspondre à un entretien, un échange avec nos équipes, la mise à jour de votre dossier, ou vos accès à votre Espace Personnel.

Vos données sont-elles transférées à des tiers ?

Comme mentionné précédemment, nous divulguons vos informations personnelles à des tiers. Ce transfert de données est nécessaire pour les différentes finalités établies antérieurement. Le transfert a lieu dans les cas suivants :

• Communication aux organismes de droit public ou privé. Lorsque celle-ci est prévue par la loi.
• Communication à nos fournisseurs. Nous sommes par exemple amenés à engager un fournisseur afin qu’il effectue des tâches administratives ou opérationnelles, pour les besoins de notre relation avec vous. Le ou les fournisseur(s) sera/seront soumis à des obligations contractuelles et autres exigences juridiques afin de préserver la confidentialité de vos données et de respecter votre vie privée. Ils n’auront accès qu’aux seules informations nécessaires à l’exécution de leurs fonctions. Les fournisseurs concernés sont en général des fournisseurs informatiques (qui hébergent ou prennent en charge nos systèmes contenant des informations vous concernant), des sociétés de gestion d’installations (qui veillent à la sécurité physique dans nos locaux et, par conséquent, ont besoin d’informations à votre sujet pour vous permettre l’accès à nos locaux), ainsi que des fournisseurs de services de gestion des finances et de la comptabilité (qui ont besoin de certaines données des candidats afin de gérer les comptes fournisseurs et comptes clients). Nous faisons également appel à des fournisseurs qui proposent des services et solutions de technologies de l’information incluant potentiellement des interviews vidéo et des outils d’évaluation des compétences.
• Communication à des sociétés du groupe Adecco dans d’autres pays se trouvant à l’intérieur ou en dehors de l’Union européenne. Vos informations personnelles sont partagées avec elles pour diverses raisons :

*Les informations sont partagées avec des membres du groupe Adecco fournissant des services liés aux technologies de l’information ; ces entités sont situées principalement en Europe (France, Irlande, Pays-Bas, Allemagne) ainsi qu’en Suisse et en Inde.

*Les informations sont également partagées avec les filiales du groupe Adecco au niveau mondial, lorsque vous avez fait part de votre intérêt pour des opportunités relatives à ce marché, ou que d’autres membres du groupe Adecco constatent que vous pourriez avoir des compétences spécifiques requises ou utiles sur ce marché. Une liste des pays dans lesquels nous intervenons est disponible via la fonctionnalité « Choisissez votre pays » de notre site www.adecco.com.

• Communication à nos clients/employeurs potentiels. Nous partagerons vos données avec nos clients intéressés par votre profil ou proposant des offres d’emploi ou de missions susceptibles de correspondre à vos attentes. Ils sont soumis à des obligations contractuelles et à des obligations de confidentialité concernant vos données, envers nous et envers vous. Lorsque cela s’avère nécessaire, nous pouvons être amenés, avant le démarrage de la mission, à transmettre au Client, une copie de votre carte d’identité. Cette transmission étant motivée par des exigences particulières de sécurité mises en place par le Client.
• Communication aux autorités. Nous sommes également susceptibles de communiquer vos informations aux autorités, si nous considérons, à notre entière discrétion, que nous sommes légalement obligés ou autorisés à procéder ainsi ou qu’il serait prudent d’agir de la sorte.
• Communication aux vendeurs ou acheteurs potentiels. Dans le cadre de nos obligations relatives à une fusion, acquisition ou autre transaction commerciale (ou dans le cadre de la mise en œuvre de l’une de ces opérations), nous pourrions avoir besoin de transmettre vos données aux vendeurs ou acheteurs potentiels ainsi qu’à leurs conseillers.

Vos données sont-elles transférées en dehors de l’Union européenne ?

Vos informations personnelles peuvent être transférées et traitées dans un ou plusieurs autres pays, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’Union européenne. Une liste complète des pays dans lesquels nous intervenons est disponible via la fonctionnalité « Choisissez votre pays » de notre site www.adecco.com.

Nous transférerons vos informations personnelles en dehors de l’Union européenne uniquement vers des pays considérés par la Commission européenne comme garantissant un niveau de protection adéquat (une liste des pays concernés est disponible ici : https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en), ou des pays avec lesquels le groupe Adecco a mis en place des mesures appropriées pour préserver la confidentialité de vos données (ce pour quoi nous utilisons généralement un contrat de transfert de données approuvé par la Commission européenne dont les copies sont accessibles ici : https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en).

Quels sont vos droits ?

• Droit d’accès et d’obtention d’une copie de vos données personnelles Vous êtes autorisé à demander confirmation du fait que nous traitons toute information personnelle vous concernant. Si tel est le cas, vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles (via le Portail) et à certaines informations relatives à leur traitement. Dans certains cas, nous pourrons vous fournir, sur demande de votre part, une copie électronique de vos données. Dans certaines circonstances limitées, vous avez également le droit de demander la portabilité de vos informations personnelles, ce qui signifie que l’on fournira vos informations à un tiers à votre demande.
• Droit de rectification de vos données personnelles Si vous pouvez démontrer que les informations que nous détenons à votre sujet sont incorrectes, vous pouvez solliciter leur mise à jour ou toute autre forme de rectification. Nous vous encourageons à accéder au Portail libre-service lorsque c’est possible, afin de modifier directement vos données personnelles.
• Droit de suppression des données / Droit à l’oubli Dans certaines circonstances, vous êtes autorisé à demander la suppression de vos informations personnelles. Vous pouvez faire cette demande à tout moment et le groupe Adecco décidera des suites à lui donner. Toutefois, ce droit est soumis à tous droits ou obligations attribuées par la loi en matière de conservation des données. Lorsque nous déterminerons, conformément à la loi, que votre demande est recevable, le groupe Adecco procédera à la suppression de vos données personnelles, dans les meilleurs délais. Veuillez noter qu’une fois vos données supprimées, la Société pourra ne plus être en mesure de vous apporter ses services. Si vous souhaitez vous réinscrire auprès de la Société, vous devrez à nouveau saisir vos données.
• Droit de restriction Dans certaines circonstances, vous avez le droit de restreindre le traitement de vos informations personnelles. Cependant, il existe des cas où une telle restriction du traitement peut limiter les services que nous vous fournissons.
• Droit d’opposition Sous réserve que le traitement de vos informations personnelles par la Société repose sur l’intérêt légitime de cette dernière (et sur aucun autre fondement) ou concerne des opérations de marketing direct, vous êtes autorisé à vous opposer au traitement de vos données par la Société en fonction de votre situation spécifique.

Si vous souhaitez exercer un de vos droits, veuillez cliquer  ici.

Enfin, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité locale chargée de la protection des données à l’endroit où vous vivez ou travaillez, ou à l’endroit où vous pensez qu’un problème lié à vos données est survenu, soit la Commission Nationale Informatique et Libertés pour le territoire français.

Qu’en est-il de la sécurité des données lors de l’utilisation des systèmes du groupe Adecco ?

Vous êtes responsable de la protection de vos identifiants de connexion au Portail, notamment le mot de passe que nous vous avons communiqué ou que vous avez choisi. Ces informations de connexion sont réservées à votre propre usage. Vous n’êtes pas autorisé à partager vos identifiants ou autres informations de compte avec toute autre personne.

Comment nous contacter ?

Pour toute question ou commentaire concernant notre Politique, si vous souhaitez obtenir davantage de précisions sur la façon dont nous protégeons vos informations (par exemple lors des transferts hors Europe) et/ou si vous cherchez à contacter le délégué à la protection des données (DPD) du groupe ou votre responsable à la protection des données, adressez-nous un e-mail [email protected].

Comment sont gérées les modifications apportées à la présente Politique ?

Les modalités de la présente Politique pourront être modifiées périodiquement. Tout changement important apporté à cette Politique sera publié sur ce site Internet ou vous sera communiqué via tout autre moyen disponible. Nous vous recommandons néanmoins de régulièrement consulter cette page afin de vous tenir informés des conditions dans lesquelles nous traitons vos données personnelles.

Mise à jour : Novembre 2020